Стоимость найма: как рассчитать реальные затраты на закрытие вакансии?

2025-11-04 18:13

Представьте, что вакансия - это не просто строчка в табличке HR, а маленький проект. У него есть бюджет, ресурсы, риск «просрочки» и потенциал сэкономить или растратить сотни тысяч рублей. И если закрытие вакансии затягивается или проходит неэффективно - платит компания (время, деньги, качество).

Ниже - как увидеть эту «невидимую цену» и обосновать инвестицию в качественный рекрутинг.

Почему важно считать полную стоимость найма

Многим кажется, что «реклама» + «внутренний рекрутер» - это всё. Но на деле скрытых элементов гораздо больше:

Привычный подход - считать стоимость размещения объявления + оплату рекрутера. Но игнорировать время менеджеров, обучение новичка и ошибки бывает дорого.
Для финансового директора cost-per-hire становится аргументом: сколько реально стоит каждая закрытая вакансия, и во что можно вложиться, чтобы снизить затраты.
Без метрики бизнес теряет контроль над процессом найма и часто не понимает, куда уходит бюджет, и какие каналы работают эффективно.

Компоненты затрат при закрытии вакансии

Чтобы увидеть полную картину, стоит разбить затраты на категории:

Внешние / рекламные затраты

Размещение вакансий на агрегаторах (например, hh.ru, SuperJob и др.). Например, доступ к базе резюме на hh стоит определённую плату.
Таргетированная реклама, продвижение вакансии в социальных сетях или job-каналах.
Платные объявления, спонсированный показ, продвижение employer-бренда.
Проверка платных пакетов доступа к резюме (базы).

Внутренние трудозатраты

Время внутреннего рекрутера: создание вакансии, брифинг, скрининг кандидатов, подготовка интервью, согласования.
Время менеджеров-заказчиков вакансии: интервью, обсуждения, согласование, проверка компетенций.
Стоимость часа работы каждого участника процесса (включая налоги / нагрузку).
Пример оценки внутреннего участия (согласно одному из источников):

Полная стоимость найма - это не только оплата рекрутера и реклама вакансий. Она включает весь цикл: от формирования HR-бренда до адаптации новичка и исправления ошибок подбора.

Что входит в расчёт (формула ниже)

HR-бренд - расходы на продвижение работодателя (сайт, соцсети, ярмарки вакансий).
Рекрутинг - каналы привлечения, агентства, время рекрутёров и менеджеров, тесты и проверки.
Адаптация - обучение, наставничество, потери производительности, оборудование рабочего места.
Ошибки и текучесть - повторные наймы, упущенная выгода при незакрытой позиции.

Как внедрить

Собирать данные по всем статьям затрат.
Учитывать время, потраченное на найм, и налоги.
Распределять маркетинговые расходы на весь срок действия HR-бренда.
Периодически пересчитывать показатель и отслеживать динамику.

Зачем считать

Метрика даёт бизнесу прозрачную картину реальных затрат, помогает выявить неэффективные каналы, обосновать инвестиции в бренд работодателя и снизить стоимость найма без потери качества кандидатов.

Адаптация и обучение новичка

Время наставника, вводного обучения - пока новый сотрудник не выходит на эффективность.
Потери производительности (на время адаптации).
Возможные затраты на обучение / тренинги / курсы.
Оборудование рабочего места, медосмотр, закупка ПО / лицензий / техники.

Стоимость ошибок найма

Ошибочная замена (сотрудник уходит в испытательный срок или не подходит) порождает дополнительные издержки:

Повторный подбор на ту же вакансию
Время, потраченное зря
Потеря эффективности / возможность упущенной прибыли
Ущерб репутации команды или проекта

Ошибочные наймы - это скрытые потери, которые не всегда попадают в учётную метрику, но могут быть значительными.

Модель расчета стоимости найма

Предлагаю пошаговую модель:

Составить список статей затрат

Внешние каналы (расходы рекламы, платные базы резюме, агентства)
Внутреннее время (рекрутер + менеджеры + интервьюеры)
Адаптация / обучение / onboarding
Ошибки / выбраковка / текучесть

Для каждой статьи определить измеритель:

стоимость часа × количество часов
сумма рекламного бюджета
процент текучести × средняя стоимость адаптации

Собрать данные за прошлые периоды (например, за год) и рассчитать средние значения
Формула:

Cost-per-Hire = (Сумма внешних затрат + Сумма внутренних затрат + Сумма затрат на адаптацию + Потери от ошибок) / Количество закрытых вакансий

Пример расчёта (в гипотетической компании):

Внешняя реклама + базы: 300 000 ₽
Внутренние трудозатраты: 150 000 ₽
Адаптация / обучение: 80 000 ₽
Ошибки / повторные наймы: 40 000 ₽
Всего закрыто вакансий за год: 10
→ Cost-per-Hire = (300-000 + 150-000 + 80-000 + 40-000) / 10 = 57 000 ₽ за вакансию

Такой расчёт помогает увидеть, где «утекают деньги» и как можно оптимизировать каналы или процесс.

Ошибки, скрытые издержки и нюансы

Текучесть в испытательный период: если новичок уходит в первые месяцы, затраты на его адаптацию и повторный подбор ложатся дважды.
Низкая конверсия: много откликов → мало предложений → долго закрывается вакансия → больше затраченного времени.
Неучтённое оборудование / ИТ-лицензии / медосмотры / подготовка рабочего места. (как указано в одном из примеров)
Особые позиции: топ-менеджеры, редкие специалисты - каналы, интервью, агентства стоят значительно больше.

Работа с кадровым агентством: стоит ли платить

Кадровое агентство часто берёт фиксированный процент от годовой зарплаты кандидата или фиксированную сумму. Например, существуют агентства, где подбор одного квалифицированного специалиста обходится до 80 000 ₽.

Когда агентство оправдано?

Если процесс закрытия сильных позиций сложный и внутреннего ресурса недостаточно
Если хочется ускорить закрытие вакансии при минимизации времени менеджеров
Если важно качество кандидатов и снижение ошибок найма

Сравнение

Внутренний рекрутер требует оплаты постоянно, но имеет меньшую маржу на каждую вакансию
Агентство может быть дороже на одну вакансию, но ускоряет найм и снижает риск неудачного кандидата

Важно показать ROI агентству: уменьшение времени закрытия × снижение ошибок найма × повышение качества кандидатов перевести в деньги

Практические советы и рекомендации

Вести учёт времени рекрутёров и менеджеров - например, фиксировать часы внутри системы (Excel / HR-система).
Установить метрики: среднее время закрытия вакансии, конверсии по этапам, процент увольнений в испытательный срок.
Автоматизировать сбор данных (использовать HR-платформы, аналитические отчёты).
Периодически пересматривать каналы привлечения кандидатов: какие дают лучших кандидатов при минимальной стоимости.
Разрабатывать реферальную программу, оптимизировать процессы адаптации, чтобы сократить потери на ошибки.
Устанавливать внутренний SLA на срок закрытия вакансии, отслеживать превышения и анализировать причины.

Заключение

Подсчёт полной стоимости найма - не просто бухгалтерская прихоть. Это инструмент управления ресурсами, оптимизации бюджета и повышения качества HR-функции.

Когда каждый рекрутёрский час, каждая реклама и каждое неверное решение превращены в цифру, бизнес получает контроль над процессом. И может реально снизить затраты, улучшить качество и быстрее закрывать вакансии, вместо бесконечного «ожидания кандидатов».

Не стоит недооценивать адаптацию, ошибки и человеческий фактор. Методическая, регулярная работа с метриками даёт преимущество: оптимизируется бюджет, повышается скорость и уменьшаются потери при найме.

Если начать собирать данные и анализировать cost-per-hire уже сегодня, инвестиции в рекрутмент окупятся за счёт сокращённого времени закрытия вакансий и меньшего числа неудачных наймов.

Заботитесь о качестве и скорости подбора персонала? Обратитесь к экспертам! Кадровое HR агентство “Хорошая работа” с радостью поможет вам найти идеальных кандидатов, соответствующих вашим потребностям. Мы предлагаем широкий спектр услуг в области рекрутинга: от массового подбора до executive search. Свяжитесь с нами по телефону +79030293434 или посетите наш сайт https://personal-poisk.ru/ и доверьте свой подбор персонала профессионалам! С “Хорошей работой” успех вашей компании – в надежных руках. Подписывайтесь на Телеграм канал: https://t.me/Marina_Bondareva_HR

FAQ

Сколько стоит закрыть вакансию в России?

По разным исследованиям средняя стоимость закрытия вакансии (линейного персонала) около 10 000 ₽ в некоторых случаях.

Но на практике при учёте адаптации, ошибок и обучения цифра может быть значительно выше.

Как рассчитать стоимость подбора персонала?

Использовать формулу cost-per-hire, собрать данные по внешним расходам, внутреннему времени, адаптации и ошибкам и разделить на число закрытых вакансий.

Какие расходы учитывать при найме сотрудника?

Реклама/каналы, время рекрутера и менеджеров, onboarding / обучение, возможно оборудование и медосмотр, ошибки в подборе / текучесть.

Какой срок закрытия вакансии считается нормальным?

Это зависит от уровня позиции, региона и отрасли. Средний срок при массовых позициях часто укладывается в несколько недель, но для сложных ролей может занимать месяц и больше.

Сколько берёт агентство за подбор специалиста?

Например, некоторые кадровые агентства предлагают подбор квалифицированного работника за цену до 80 000 ₽.

Марина Бондарева